إدارة المشاريع

+

إدارة المشاريع إدارة المشاريع، والأدوات، وعملية وخطط ونصائح تخطيط المشاريع وفيما يلي القواعد والعمليات والأدوات اللازمة للتخطيط المشاريع وإدارة المشاريع. وغالبا ما تتطلب المشاريع الكبيرة أو المعقدة في المنظمات الكبيرة نوعا من التنفيذية 'رعاية' أو القيادة. هذا هو ما يسمى عادة "رعاية المشروع (راجع قسم منفصل عن رعاية المشروع). بينما مهارات إدارة المشاريع مهمة الواضح لمديري المشاريع، والمثير للاهتمام الأساليب والأدوات التي المشروع استخدام مديري يمكن أن تكون مفيدة للجميع. لايوجد 'مهمة' بالضرورة أن يسمى 'المشروع' من أجل أساليب إدارة المشاريع لتكون مفيدة جدا في التخطيط والتنفيذ. حتى أصغر مهمة يمكن الاستفادة من استخدام تقنية إدارة المشاريع المختارة جيدا أو أداة، خصوصا في مرحلة التخطيط. أي مهمة تتطلب بعض التحضير لتحقيق نتيجة ناجحة، وربما يتم تحسين باستخدام عدد قليل من الطرق لإدارة المشاريع في مكان ما في هذه العملية. يمكن أن أساليب إدارة المشاريع تساعد في تخطيط وإدارة جميع أنواع المهام، وخاصة الأنشطة المعقدة. ويرتبط إدارة المشاريع اساسا مع تخطيط وإدارة التغيير في المؤسسة، ولكن يمكن للمشروع أيضا أن يكون شيئا لا علاقة له العمل - حتى لو كان الوضع المحلي، مثل الانتقال من المنزل، أو التخطيط لحفل الزفاف. وبالتالي يمكن أن يكون أساليب وأدوات لإدارة المشاريع مفيد أكثر بكثير على نطاق واسع من الناس تفترض. تقنيات إدارة المشاريع وأدوات تخطيط المشاريع مفيدة لأي المهام التي نتائج مختلفة ممكنة - حيث توجد مخاطر من المشاكل والإخفاقات - وهكذا تتطلب التخطيط وتقييم الخيارات، والأنشطة والموارد تنظيم لتقديم نتيجة ناجحة. مشاريع يمكن أن يكون مختلف الأشكال والأحجام، من صغيرة إلى كبيرة ومباشرة للغاية ومعقدة للغاية. في المنظمات والشركات، ويمكن إدارة المشروع تكون قلقة مع أي شيء، لا سيما تقديم أو تغيير الأشياء، في أي منطقة أو وظيفة، على سبيل المثال: الناس والتوظيف والإدارة منتجات وخدمات المواد والتصنيع والإنتاج تقنية المعلومات والاتصالات مصنع والمركبات والمعدات التخزين والتوزيع والخدمات اللوجستية المباني والعقارات التمويل، والإدارة، واقتناء وسحب الاستثمارات منها شراء المبيعات، والبيع والتسويق تنمية الموارد البشرية والتدريب خدمة العملاء والعلاقات الجودة والصحة والسلامة، القانونية والمهنية التقني والعلمي والبحث والتطوير تطوير الأعمال الجديدة وأي شيء آخر الذي يحتاج تخطيط وإدارة داخل المنظمات. إدارة المشاريع الناجحة، لمشاريع كبيرة أو صغيرة، يميل إلى اتباع العملية المبينة أدناه. نفس المبادئ، وتستخدم بشكل انتقائي ومناسب، تنطبق أيضا على مهام أصغر. تقنيات إدارة المشاريع ليست فقط للمدراء المشروع - وهي متوفرة على أي شخص استخدام. عملية إدارة المشاريع 1 - توافق مواصفات دقيقة (الاختصاصات) للمشروع غالبا ما تسمى مشروع "اختصاصات"، يجب أن تكون مواصفات المشروع وصفا دقيقا لما يهدف المشروع إلى تحقيقه، والمعايير والمرونة المعنية، من المعلمات، نطاق، ومجموعة والمخرجات ومصادر والمشاركين والميزانيات والجداول الزمنية ( حذار - انظر الملاحظة أدناه حول الجداول الزمنية التخطيط). عادة، وقبل التأسيس الرسمي للمشروع "اختصاصات" المشروع يتم إنتاجها أو على الأقل وضعت على مستوى أساسي من قبل "الراعية للمشروع"، أو "التنفيذي المسؤول" (للمشروع). غالبا ما حاجة إلى مثل هذا المستوى الأعلى وصف المشروع العام الأولي (أ 'حالة الأعمال "أساسا) للمشروع ليكون له ما يبرره، وافق، والممول على مستوى الشركات، قبل الشروع في التخطيط التفصيلي للمشروع. مدير المشروع، عين عادة من قبل 'الراعية للمشروع "أو" التنفيذي المسؤول "، يمكن أن تشارك بدرجات متفاوتة في صياغة وصف المشروع الشركات أو الأعمال الأولية القضية. ليس من غير المألوف لمدير المشروع لأول مرة يتم تعيين بشكل غير رسمي إلى دور إدارة المشاريع، في انتظار موافقة الشركات من المشروع في حد ذاته، وتعيين رسمي لمدير المشروع. الجهة الراعية للمشروع وعادة ما يكون مدير أقدم أو تنفيذية من مدير المشروع، وإن لم يكن بالضرورة "مدرب" أو كبار المدير التنفيذي يصل إلى أي تقارير مدير المشروع بشكل طبيعي. جميع المشاريع الكبيرة تتطلب عادة "الراعية للمشروع" رسمي وكبار أو "التنفيذي المسؤول"، على الرغم من أن المشاريع الصغيرة التي تشكل جزءا من الواجبات التقليدية والمدير، والتي لا تتطلب متن معين أو موافقة الشركات، قد لا تحتاج إلى "الراعية للمشروع" على هذا النحو ، وفي هذه الحالة التنفيذي المساءلة عن المشروع ومدير المشروع ينتمي إلى عادي خط يصل إبلاغ مدير / التنفيذية. عادة يجب على مدير المشروع أن تتشاور مع الآخرين (وخصوصا الجهة الراعية للمشروع) وبعد ذلك وافق مواصفات مفصلة للمشروع مع الرؤساء و / أو الجهات ذات العلاقة. قد تنطوي على مواصفات عدة مسودات قبل ومن المتفق عليه. A مواصفات المشروع ضروري لأنه يخلق المساءلة قابلة للقياس لكل من يريد في أي وقت لتقييم مدى المشروع يسير، أو نجاحها على الانتهاء. حيث مشروع المرجعية أيضا توفر الانضباط ضروري والإطار للحفاظ على المشروع على الطريق الصحيح، وتشعر بالقلق مع الأهداف المتفق عليها اتفاقا الأصلية والمعلمات. A مواصفات المشروع وضعها ووافق بشكل صحيح كما يحمي مدير المشروع من التعرض للمساءلة عن القضايا التي تقع خارج نطاق الأصلي للمشروع أو خارجة عن سيطرة مدير المشروع. هذه هي المرحلة إلى توافق شروط خاصة أو استثناءات مع تلك الموجودة في السلطة. مرة واحدة كنت قد نشرت اختصاصات قمت بإنشاء مجموعة حازما جدا من التوقعات التي سيحكم لك. حتى إذا كان لديك أية مخاوف، أو ترغب في إعادة التفاوض، حان الوقت للقيام بذلك. يمكن أكبر المشاريع تتطلب عدة أسابيع لإنتاج والاتفاق على شروط مشروع المرجعية. لكن معظم المشاريع التجارية العادية يتطلب بضعة أيام التفكير والتشاور لإنتاج مواصفات المشروع مناسبة. إنشاء والاتفاق على مواصفات المشروع هو عملية مهمة حتى لو مهمتك هي واحدة بسيطة. نموذج لمواصفات المشروع: وصف الغرض والأهداف وإنجازها. المعلمات الدولة (الجداول الزمنية والميزانيات، ومجموعة ونطاقها أو إقليم أو سلطة). الناس دولة شاركت في العملية وطريقة الفريق سيعمل (تواتر الاجتماعات، وعملية صنع القرار). إنشاء "كسر نقاط" الذي لاستعراض ومراجعة التقدم، وكيف سيتم قياس التقدم المحرز والنتائج. بشكل منفصل BOSCARDET اختصار يوفر هيكل مثالا مفيدا لشروط عناوين المرجع / أقسام: الخلفية، الأهداف والنطاق والقيود والافتراضات، التقارير، التبعيات، تقديرات، الجداول الزمنية. ويتضمن هذا الهيكل لا عنوان محدد لتكاليف / ميزانيات - يمكن إدراج هذه الاعتبارات ضمن مشروع "القيود" أو "التقديرات". منذ المشروعات (وغيرها من الأنشطة التي تتطلب اختصاصات) تختلف اختلافا كبيرا لا يوجد هيكل عالمي قياسي لشروط وثيقة مرجعية. المسؤولية تقع على عاتق مدير المشروع أو زعيم لضمان يتم تضمين كافة القضايا ذات الصلة والضرورية، وهذا التفسير المحلي يميل إلى الإيحاء عناوين TOR وهيكل الوثيقة. العصف الذهني يمكن أن يكون عملية مفيدة من خلالها جميع الشروط ذات الصلة من المعايير المرجعية يمكن إعتمدت ستوفر ومنظم. قد يكون المنظمات الهياكل TOR القياسية، مثل المثال BOSCARDET، الذي فمن المنطقي لاستخدام عند الاقتضاء، وإذ تضع في اعتبارها أخطار إغفال أو أكثر المضاعفات التي يمكن أن تنشأ عند اتباع الممارسة القياسية. انظر أيضا اختصاصات في قسم القاموس الأعمال. 2 - التخطيط لمشروع التخطيط لمختلف مراحل وأنشطة المشروع. حيثما كان ذلك ممكنا (وبالتأكيد إذا لزم الأمر) تنطوي على فريقك في التخطيط. وهناك معلومات مفيدة في العمل الى الوراء من الهدف النهائي، وتحديد كل الأشياء التي تحتاج إلى أن توضع في مكان وفعل، بترتيب عكسي. بالإضافة إلى ذلك، من بدايات عارية من المشروع، واستخدام العصف الذهني (مع ملاحظة الأفكار والنقاط عشوائيا - عادة مع فريق المشروع)، للمساعدة في جمع النقاط والقضايا واستكشاف الابتكارات والأفكار. مخططات هيكل السمكة هي أيضا مفيدة لتبادل الأفكار والتعرف على العوامل المسببة التي قد خلاف ذلك يمكن نسيانه. بالنسبة للمشروعات المعقدة، أو عند يفتقرون إلى الخبرة من القضايا، إشراك الآخرين في عملية العصف الذهني. بعد ذلك انها مسألة وضع القضايا في حق النظام، وإقامة علاقات وروابط بين كل قضية. سوف المشاريع المعقدة لديها عدد من الأنشطة تعمل على التوازي. وبعض أجزاء المشروع بحاجة الى أجزاء أخرى من المشروع أن يكتمل قبل أن يتمكنوا من البدء أو التقدم. هذه الأجزاء "مترابطة" مشروع يحتاج دراسة متأنية للغاية والتخطيط. وبعض المشاريع تتطلب مرحلة دراسة الجدوى قبل الانتهاء من وضع خطة مفصلة. جانت رسوم بيانية وتحليل المسار الحرج مخططات تدفق هما الأدوات التي تستخدم عادة للتخطيط مفصل لإدارة المشاريع، وتمكين جدولة، وتقدير التكاليف والميزانية والمالية الأخرى، وإدارة المشاريع وإعداد التقارير. انظر أيضا مشروع كفالة أن نفهم كيف يمكن أن تكون متكاملة رعاية المشروع مع مسؤوليات مدير المشروع للتخطيط. الجداول الزمنية المشروع والتكاليف معظم المشاريع تأتي في وقت متأخر - وهذا فقط على ما هو عليه - حتى لا تعتزم جدول زمني وهذا هو أكثر طموحا. تخطيط مثالي لبعض الزلل. إذا كنت قد أعطيت مهلة محددة، وخطة لمواجهة ذلك في وقت سابق، والعمل مرة أخرى من أن تاريخ سابق. بناء بعض الزلل أو فسحة في كل مرحلة من مراحل المشروع. يخطئ على جانب من الحذر حيث يمكنك. وغالبا ما تسبب المشاريع التي تنزلق ويتم تسليمها في وقت متأخر، أو التي تعمل على الميزانية أو تفشل في تلبية المتطلبات المالية الأخرى مشاكل كبيرة. وضعت العديد من المخططين لضغوط لتقديم مشاريع عاجلا وأكثر فعالية من حيث التكلفة مما هو واقعي. الطموح والطموح العالي ومواقف جيدة، ولكن من دون التخطيط السليم الحكمة والمسؤولية هو سخيف. المستثمرين والمديرين التنفيذيين يميل نادرا السؤال خطة أكثر طموحا، لكنها لن تجعل بسرعة قرارات قاسية جدا عندما يبدأ أي مشروع طموح مفرط للفشل. يمكن ممارسة القليل من الواقعية في بداية مشروع بشأن البيانات المالية والجداول الزمنية حفظ كمية هائلة من المتاعب في وقت لاحق. فريق المشروع آخر جزء مهم من مرحلة التخطيط هو اختيار فريقك. رعاية كبيرة، لا سيما إذا كان لديك، أعضاء الفريق التي تفرضها عليكم وموجز المشروع. اختيار وكسب التزام من أفضل أعضاء الفريق - سواء المعينين مباشرة، لحسابهم الخاص والمقاولين والموردين والاستشاريين أو الشركاء الآخرين - أمر حاسم بالنسبة لجودة المشروع، والسهولة التي كنت قادرا على إدارتها. حاول عموما لإنشاء فريقك في أقرب وقت ممكن. تحديد أو تعيين واحد أو شخصين حتى خلال شروط المرحلة إشارة من الممكن في بعض الأحيان. تعيين الفريق في وقت مبكر يزيد ملكيتها وشراء في لهذا المشروع، ويزيد ما يمكن أن تسهم. ولكن أن نكون حذرين جدا من تعيين شخص قبل كنت متأكدا كيف هم جيدون، وليس حتى التزمت المشروع على المصطلحات مفهومة بشكل واضح ومقبولة. لا أتصور أن الفرق يجب أن تكون كاملة من أعضاء فريق المشروع المدفوعة والرسمي. بعض من أعضاء الفريق الأكثر قيمة هي المستشارين غير الرسمي، والمرشدين، والمساعدين، الذين لا يريدون سوى أن تشارك وبضع كلمات شكر. إدارة المشاريع على ميزانية ضيقة يمكن أن يكون رجال الأعمال وحيدا - الحصول على بعض المساعدة من أهل الخير يمكنك الوثوق بها، مهما كانت الميزانية. لتخطيط وإدارة المشاريع الكبيرة والمعقدة مع مختلف الأنشطة الموازية والتي تعتمد ستحتاج إلى تشكيل "تحليل المسار الحرج" وجدول في إكسل أو ما يعادلها. وتحليل المسار الحرج تظهر لك النظام في المهام التي يجب أن يؤديها، والأهمية النسبية من المهام. بعض المهام يمكن أن تظهر صغيرة وتافهة في حين أنها قد تكون في الواقع يتمتع بنفوذ كبير في تمكين أنشطة أكبر بكثير على المضي قدما أو إعطاء أفضل النتائج. مخطط جانت هو وسيلة مفيدة لإظهار كتل من الأنشطة مع مرور الوقت وبتكلفة معينة، وإدارة المشروع وتكاليفه على طول الطريق. مختلف برامج إدارة المشاريع هو متاح، والكثير منها غير مفيدة، ولكن قبل محاولة يجب أن نفهم والتركيز على تطوير مهارات إدارة المشاريع النقية، التي تم وصفها في هذه العملية. وأفضل برنامج في العالم لن يساعدك إذا كنت لا تستطيع أن تفعل الأشياء الأساسية. انظر أيضا رعاية المشروع لشرح مفصل لكيفية يمكن أن تشارك بدور الراعية للمشروع مع فريق المشروع. أدوات لإدارة المشاريع وفيما يلي أمثلة وتوضيحات من أربعة الأدوات التي تستخدم عادة في تخطيط المشاريع وإدارة المشاريع، وهي: العصف الذهني، هيكل السمكة رسم تخطيطي، تحليل المسار الحرج مخططات تدفق، ومخططات جانت. بالإضافة إلى ذلك وبشكل منفصل نرى نماذج عملية الأعمال وإدارة الجودة. والتي تحتوي على الأدوات والأساليب المتعلقة جانبا من نماذج إدارة المشاريع الرئيسية هو مبين أدناه. الأدوات هنا لكل ونقاط قوتهم وأغراض معينة، لخصت كدليل أساسي في المصفوفة أدناه.